Relevant de la direction générale de Fusion Jeunesse et de Robotique FIRST Québec, l’adjoint.e au président et à la direction générale devra gérer les agendas du président et de la directrice générale. Il / Elle sera responsable de la coordination des activités de relations publiques. Il / Elle devra s’assurer de la bonne gestion du bureau.  Finalement, il/elle sera la personne responsable de l’agenda ainsi que de la coordination des déplacements et de l’hébergement pour le président et la direction générale.

CONDITIONS

  • Date de début : dès que possible
  • Horaire : 37.5 heures / semaine. L’horaire de travail est variable et demande une très grande disponibilité.

Fusion Jeunesse étant en pleine expansion, les déplacements et autres engagements professionnels du président et de la directrice générale sont nombreux.  L’horaire de travail est donc généralement durant les heures de bureau, mais dépendamment des engagements professionnels, il arrive que des demandes soient faites en dehors des heures régulières de bureau. Ces demandes ne nécessitent généralement pas de déplacements et peuvent être traitées par courriel.

  • Région: Montréal
  • Salaire: à discuter
  • Autres avantages: Horaire flexible; Possibilité de télétravail; Avantages sociaux après la période de probation; Plan de vacances et de congé compétitifs.

DESCRIPTION DU POSTE D’ADJOINT.E AU PRÉSIDENT ET À LA DIRECTRICE GÉNÉRALE

L’adjoint.e au président et à la direction générale devra assumer les responsabilités suivantes :

  • Gérer les boîtes de courriel du président et de la directrice générale et prendre les actions requises.
  • Analyser des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer, rédiger des exposés et des rapports à l’intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d’administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents.
  • Aider à la préparation de toutes les correspondances nécessaires, rapports et présentations techniques pour les réunions régulières.
  • Coordonner les comités de direction.
  • Rencontrer, avec le président et/ou la directrice générale, des personnes ou groupes d’intérêt spéciaux et d’autres personnes ou groupes afin de préparer des compte-rendu et des recommandations.
  • Coordonner les déplacements des divers intervenants (réservation d’hôtels, vols, autres déplacements, etc.).
  • Anticiper les sorties publiques, les engagements avec les partenaires et dans la communauté.
  • S’assurer de la bonne gestion du bureau de Montréal (ex. Commander les items de bureau, incluant café, fournitures, papeterie, etc.
  • Suivi du courrier.
  • Gérer les dépenses reliées à la carte de crédit corporative et produire les rapports mensuels.
  • Assurer la liaison avec les cadres supérieurs de ministères ou d’entreprises, et d’autres organismes ou associations, au nom de la direction, des comités et des conseils d’administration.
  • Être responsable du classement des documents du bureau.
  • Être disponible pour répondre aux demandes du président et de la directrice générale en dehors des heures de bureau. L’horaire pourra être ajusté en conséquence.
  • Toute autre tâche connexe.

EXIGENCES DU POSTE:

Diplôme:

  • Diplôme en technique administrative ou dans un domaine similaire

Exigences:

  • Expérience entre 3 à 5 ans dans un rôle similaire
  • Expérience en gestion d’agenda
  • Expérience dans le domaine administratif

 Compétences :

  • Leadership, sens de l’initiative et capacité à proposer des solutions créatives
  • Grande capacité à anticiper les demandes et actions à poser
  • Vision du développement à long terme
  • Bonne aisance avec le public
  • Rigueur et respect des échéanciers
  • Capacité à s’adapter à un milieu changeant et dynamique
  • Expérience en gestion de projets
  • Bonnes capacités rédactionnelles, autant en anglais qu’en français
  • Excellente capacité à travailler en équipe

 Langues:

  • Français parlé et écrit
  • Anglais parlé et écrit

Logiciels:

  • Suite Office
  • Acrobat professionnel